Son múltiples los beneficios derivados del trabajo en equipo en cualquier proceso de mejora de calidad. Dentro del equipo, cada uno de los componentes aporta distintas experiencias, habilidades, conocimientos y perspectivas sobre los temas que abordan diariamente.
En general, una única persona que esté intentando solucionar o eliminar un problema o un defecto raras veces conseguirá dominar un proceso completo de trabajo. Los beneficios más significativos en calidad, los alcanzan por lo general los equipos. Esto es, grupos de individuos que unen su talento y vuelcan la experiencia que han desarrollado trabajando en distintas etapas del proceso que comparten.
Los equipos de mejora consiguen resultados duraderos ya que pueden abordar aspectos más amplios que una sola persona, pueden comprender completamente el proceso, tienen acceso inmediato a los conocimientos y habilidades técnicas de todos los miembros del equipo, y finalmente pueden confiar en el apoyo mutuo y en la cooperación que surge entre los componentes del grupo.
Un equipo se constituye en un conjunto de personas comprometidas con un propósito común y del que todos se sienten responsables. Dado que los componentes del equipo representan a varias funciones y departamentos, se obtiene una profunda comprensión del problema, permitiendo a la organización resolver los problemas que afectan a varios departamentos y funciones. Para mejorar la eficacia del trabajo en equipo es necesario dominar una serie de habilidades:
- Toma de decisiones, mediante tres pasos: 1) Entradas: que consisten en la recolección y presentación de toda información relevante; 2) Proceso del equipo: formar una comprensión en común de los hechos y ponerse de acuerdo sobre las opiniones e ideas de los distintos componentes del equipo utilizando técnicas de comunicación eficaces; 3) Resultados: este es el momento donde se decide que hacer para tomar las acciones apropiadas.
- Recopilación y transmisión de la información. La comunicación efectiva en cuanto a cómo se recoge la información es esencial en el proceso, desarrollando técnicas como la capacidad de escuchar y entender, o la capacidad de formular preguntas.
- Planificar y concretar reuniones, en las que se proporcionan las bases fundamentales para la comunicación del equipo. Estas se deberán establecer, planificar, preparar, dirigir, y evaluar.
- Relaciones interpersonales. Las distintas personalidades, actitudes y necesidades de cada uno de los componentes pueden crear barreras que interfieran en las interacciones del equipo. La plena participación de todos los miembros implica el conocimiento de estas posibles barreras y la forma de superarlas y solucionarlas.
Requiere su tiempo el aprender a trabajar de forma efectiva como equipo, ya que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeño armónico de la tarea.
Cada elemento componente del equipo debe ser capaz de aprender a manejar su tiempo para poder llevar a cabo su trabajo diario además de participar en las actividades del equipo; poder alternar fácilmente entre varios procesos de pensamiento para tomar decisiones y resolver problemas, y por último, comprender el proceso de toma de decisiones comunicándose eficazmente para negociar las diferencias individuales que puedan existir.
La mejora de la calidad es un proceso estructurado con el cometido de reducir los defectos en productos, servicios o procesos, y se utiliza también en la mejora de resultados que sin ser considerados deficientes, ofrecen la oportunidad de ser mejorados.
Un proyecto de mejora de la calidad puede ser considerado como una forma de problema o también como una oportunidad de mejora. Una vez definido, se establecerá un programa para su resolución. Al igual que cualquier otro programa, deberá contar con recursos materiales, humanos y de formación, además de un plazo de trabajo. La mejora de la calidad es algo que se logra paso a paso y proyecto a proyecto, siguiendo un proceso estructurado.
Como primer paso, se elabora una clara definición del problema que hay que abordar, es decir, se proporciona un objetivo claro. El equipo necesita confirmar que comprende claramente el objetivo y que tiene la solución para la mejora que hay que realizar. Las tareas provienen de la identificación de oportunidades de mejora en cualquier ámbito de la empresa u organización, desde el plan estratégico de la empresa hasta las opiniones de los clientes o de los empleados. Por supuesto, la meta debe ser específica, mensurable y observable.